इन्व्हेंटरी मॅनेजमेंट सॉफ्टवेअर – भाग - ४

उद्योग व व्यापारामध्ये खरेदी केलेल्या वस्तू व विक्री करावयाच्या वस्तू यांच्या साठ्यामध्ये  संख्या व किंमत या दोन्ही गोष्टींचे मूल्यमापन व त्यावर नियंत्रण करणे कसे महत्वाचे आहे हे आपण पाहिले. आता या वस्तूभांडार व्यवस्थापनाचे सॉफ्टवेअर कसे तयार करायचे ते पाहू.

कोणतेही सॉफ्टवेअर तयार करताना आवश्यक ती सर्वप्रकारची माहिती योग्यप्रकारे साठविण्याची व्यवस्था करावी लागते. ही माहिती संकलित करण्यासाठी डाटाबेसचा वापर केला जातो.  

 अशा डाटाबेसमध्ये माहिती भरणे, त्यात बदल करणे व त्या माहितीच्या आधारे आवश्यक ते निष्कर्ष अहवाल तयार करण्यासाठी विशिष्ट प्रोग्रॅमिंग लँग्वेजचा वापर करून संगणाक प्रणाली विकसित करावी लागते. 

एमएस अक्सेस(MS Access) ,  ओरॅकल(Oracle), एमएस एसक्यूएल(MS SQL), माय एसक्यूएल (MySQL), जेडीबीसी(JDBC) यातील कोणत्याही डाटाबेसचा यासाठी वापर करता येतो. विंडोज व लिनक्स या दोन्ही प्रकारच्या ऑपरेटिंग सिस्टीममध्ये MySQL हा डाटाबेस वापरता येतो.शिवाय तो मोफत उपलब्ध असून पीएचपी (PHP) प्रोग्रॅमद्वारे त्याचे  संचालन करता येते. त्यामुळे प्रस्तुत लेखात माय एसक्यूएल डाटाबेस व पीएचपी प्रोग्रॅम यांचा वापर करून इन्व्हेंटरी मॅनेजमेंट सॉफ्टवेअर कसे तयार करता येईल याची प्राथमिक ढोबळ स्वरुपाची माहिती दिली आहे.  

इन्व्हेंटरी मॅनेजमेंटसाठी  मुख्यत्वे तीन प्रकारची माहिती संकलित करावी लागते.  

१. वस्तू (goods)आपण ज्या व्यक्ती वा संस्थांकडून विकत घेतो (vendors, suppliers or purchase parties) व ज्या व्यक्ती वा संस्थांना विकतो (customers or sale parties). त्यांचे संपर्क  पत्ते व इतर माहिती .  या माहितीसाठी डाटाबेसमध्ये सप्लायर्स व कस्टमर्स या नावा्ची  दोन टेबल तयार करावी लागतात.   

२. खरेदी वस्तू  व विक्रीवस्तू  गटवार (category) वर्गीकरण करून  यांच्या गुणविशेषांची ( specifications) सविस्तर  माहिती. खरेदीवस्तूंसाठी कॅटेगरी (raw_ item_category )व त्यातील वस्तू  ( raw_items)  तसेच विक्रीवस्तूंसाठी प्रॉडक्ट कॅटेगरी (product_category )व त्यातील वस्तू  ( products)  अशी चार टेबल करावी लागतात.

३. खरेदी व विक्री व्यवहारातील वस्तूंची संख्या (quantity)  व रक्कम (amount)  यांच्या  आदानप्रदानाची ( transactions)  सविस्तर तारीखवार नोंद. यातील पर्चेसपार्टीकडून पाठविलेल्या बिलातील खरेदी नोंदींसाठी  (purchase_order)  तर विक्री नोंदींसाठी इन्व्हॉईस किंवा सेल्सबिल (invoice  or cash_credit_bill)  अशा दोन प्रकारची टेबल तयार करावी लागतात. 

 खरेदी व विक्री बिलात बिल नंबर, तारीख, सप्लायर वा कस्टमरचे नाव, पत्ता, वॅट नंबर, खरेदी केलेल्या वा विक्री केलेल्या वस्तूंची यादी, माहिती, संख्या, किंमत व एकूण रक्कम, तसेच वॅट, सीएसटी सारखे कर, ट्रॅन्स्पोर्ट व पॅकिंग इत्यादी इतर बाबींची नोंद असल्याने त्यासाठी  वेगवेगळ्या टेबलमध्ये अशी माहिती ठेवली जाते. 

पीएचपी प्रोग्रॅमद्वारे अशा विविध टेबलमधील माहिती निवडून खरेदीविक्रीच्या व्यवहाराप्रमाणे वस्तुभांडारातील वस्तूंच्या संख्येत व वस्तुभांडारातील वस्तूंच्या एकूण किंमतीत होणारे बदल नोंदविता येतात. उत्पादन व विक्री विनाखंड चालू रहावी पण त्याचवेळी वस्तुभांडारात कमीत कमी भांडवल गुंतून रहावे यादृष्टीने योग्य ती उपाययोजना करण्यासाठी लागणारे निष्कर्ष रिपोर्ट  अशा नोंदींच्या आधारे तयार करता येतात. हे कार्य ही पीएचपी प्रोग्रॅमद्वारे केले जाते.